タスクを管理するってどういうこと？タスク管理という行為について考えてみた

タスク管理は自分の人生を充実させる上で必要な技術だ。
僕はTaskChute, たすくま, Toodledo, Things, Kanban, Remember the Milk, Wonderlist, Workflowyなど色んなツールを試しみて、それぞれのツールが目指すタスク管理の方向性について考えてきた。ある時期はタスク管理を勉強することがタスクになってたりして、正しくミイラ取りがミイラになる状態を経験したこともある。

そもそも、人はなぜタスクを管理するのか、そもそもタスク管理とは何なのか？僕なりの考えとまとめてみた。

タスクとは何か？

僕はタスクを簡単に次にように定義している。

「自分のしたいコト、外部からの理由によって行わなくてはいけないコト」

ただ、これは人によって違うかもしれない。
生理現象、一個人の生命活動全てを含むという見方も出来る。
そもそも言葉の定義自体人それぞれ違う。言語や文化によっても更に広がりを見せるだろう。

自分自身の「タスク管理」を明確にする為にも、自分にとってのタスクはなんだろう？と考える価値はある。

なぜタスク管理を行うのか？

個人としてはタスク管理をあらゆる人が行うべきこと、取得すべきことだと主張はしない。
タスク管理により自分が使える時間は増えるかもしれないが、時間をどうみなすか、人生をどうみなすかは個人の価値観の問題だからだ。

何故タスク管理を行うのか、僕はこんな3つの理由付けをしている。

記憶力の限界

例えば妻に12品目の買い物を頼まれたとしよう。何も書き留めずに、一つも漏らさず買い物が出来るだろうか？出来る人もいるだろう。
だけど、頼まれた買い物がいくつかの指定のお店で、しかも時間限定のセールに合わせて買ってきて欲しいと頼まれた場合はどうだろう？僕は最初の一軒目でギブアップだ。
こういう方面での人間の記憶力には限界がある。

行動の限界

世の中に聖徳太子みたいな人間がいったいどれくらいいるのだろうか？
何人の話を同時に聞いて、尚且つ一度に頼まれたタスクをこなす。アシュラ男爵でも難しいかもしれない。
人間の体も脳も一つだ。基本的に一度に出来る事は一つに限られる。

制限のある世界で生きている

人々は常に「時間」という有限の世界で生きている。
さらに言えば、人間が定義した、年、月、日、時、分、秒というフレームの中で生活していると言えるだろう。
そして悲しいかな人には皆寿命がある。今のところデロリアンは発明されていないので過去には戻れない。
この時間という制限・流れを逆行出来る生命体は今のところ存在しない。

3つの理由、つまり人間の能力の限界や時間の制限内でどうタスクをやり終えるか、そういう意味でタスク管理は一つのアート（技術）と言える。
上記の要素を考えると自然とタスク管理の基礎が浮かび上がってくる。

タスク管理の基礎とは？

前述の3つのタスクを行う理由から整理するとこうなる。

1. 書き留める

人間の記憶力に限界があるので、人は昔から現代までに石・皮・紙など何かに書き留めてきた。キレイな文字で書いていれば忘れてもすぐに思い出せる。

2. 整理する

人間の時間は有限だ。自分の価値観と照らし合わせて本当に行うべきか否かを考える必要がある。行う必要のないタスクを整理すれば、もっと大切なタスクに集中出来る。

3. 優先順位を付ける

一度に幾つも別のタスクをこなすことは出来ないし、時間はいつも一方方向にしか流れていない。常に変化する世界で生きているので、常に何を優先して行うか、を考える必要が出て来る。

GTDみたいなコトを言ってるなぁと思ったかもしれない。
僕としてはGTDのコアの考えは人間の活動において凄く自然なタスク管理の考え方だと認識している。GTDは人が昔から行っていた「タスク管理」を体系化し、グレードアップさせたタスク管理方法だ。

参考15分で分かるGTD

ツールは何を使えばいいの？

タスク管理の基礎をモトに考えるととツールの基礎も自然と淘汰されていく。
2つのツールがあればタスク管理はいつでもどこでも実行可能だ。

ノートと鉛筆（記録媒体）

ノートでも、メモアプリでも、チラシ裏でも、頭の中のタスクを転写出来れば何でもOK。

カレンダー

究極を言えば、カレンダーも自分でノートに書き込んでしまえばノートと鉛筆だけでオッケーと言えるかもしれない。
労力がかかるのでカレンダーは合ったほうが楽だ。

タスク管理の色々

タスクの定義が人それぞれなのと同じように、タスク管理の方法も様々だ。
基礎は上記に述べた通りだが、タスク管理は人それぞれの生活方式、仕事内容、仕事量に合わせて調節したり、選択したりするものだ。

タスク管理はアート（技術）なので目的ありきと言えるだろう。

これは人の価値観によるので「このタスク管理方法がベスト！」的な言い方に疑問を覚える。
タヒチやモルディブで毎日のんびり過ごしている人にタスクチュートはいらないし、大統領がキチンとタスク管理をしていなければ国家は破綻してしまう。

タスク管理について最後に一言

僕の中でのタスク管理の定義はこんな感じ。

「最適な時間に行なうべきこと、行いたいコトを配置する技術」

このタスクを行うべきか否か、また行うべき最適な時間はいつか、判断するのが正直一番難しい。判断する行為は自分の価値観や目標に関係してくるのでここら辺をもっとクリアーにしていく必要もあるでしょう。
すごく当たり前のコトを綴ってみたが、ここからタスク管理のヒントを得てもらえたら嬉しい。